Slik takker du nei til kandidater på en profesjonell måte

Det å avslå kandidater som ikke har gått videre i en rekrutteringsprosess er en viktig del av selskapets rekrutteringsstrategi. Et godt håndtert avslag handler ikke bare om respekt for kandidaten, men kan også styrke selskapets omdømme og tillit. Her er en gjennomgang av hvordan bedrifter på en profesjonell måte kan takke nei til kandidater, samtidig som de bevarer relasjonen, bygger goodwill og opprettholder selskapets gode image.

Avslå kandidater på en profesjonell måte‍

Når en kandidat har investert tid og energi i en rekrutteringsprosess, er det rimelig at de forventer et tydelig og respektfullt svar, selv om det ikke er det svaret de håpet på. Det å ignorere eller forsinke avslaget kan skade selskapets merkevare. Kandidater kan dele sine erfaringer på sosiale medier eller plattformer som Glassdoor, noe som kan påvirke fremtidige ansettelser og relasjoner. Å håndtere et avslag med respekt og profesjonalitet viser at selskapet verdsetter alle som har vist interesse for å jobbe der.

En mer personlig melding

‍Standardiserte, upersonlige meldinger kan oppleves som avvisende og skape en negativ opplevelse. I stedet bør selskaper tilpasse sine avslag. Å nevne kandidatens navn, spesifisere hvilken stilling de søkte på og inkludere en takk for deres innsats i prosessen, viser at man har sett og verdsatt deres tid. Et eksempel på en skreddersydd melding kan være:"Hei Anna, takk for at du tok deg tid til å delta i vår rekrutteringsprosess for stillingen som prosjektleder. Vi setter stor pris på din interesse for selskapet, og det var hyggelig å bli bedre kjent med deg under intervjuet. Etter en nøye vurdering har vi besluttet å gå videre med en annen kandidat som matcher våre nåværende behov bedre".

Tilby tilbakemelding‍

Mange kandidater setter pris på tilbakemeldinger som hjelper dem å forstå hvorfor de ikke ble valgt og hva de kan forbedre. Ved å tilby konstruktiv tilbakemelding viser selskapet sitt engasjement for kandidatens profesjonelle utvikling. Dette trinnet krever imidlertid forsiktighet og takt for å unngå at kandidaten tar det personlig. Tilbakemeldingen bør fokusere på spesifikke områder relatert til jobben, og aldri på personlig nivå. Som for eksempel: "Dine ferdigheter og erfaringer var svært imponerende, men for denne stillingen lette vi etter noen med mer erfaring innen ledelse av prosjekter. Vi ser imidlertid et stort potensial i din bakgrunn og tror du kan ha suksess i fremtidige søknader."

Husk at jo lengre prosessen har vært, og jo flere steg kandidaten har gjennomgått, desto større grunn er det til å gi kandidaten tilbakemelding på hvorfor de ikke nådde helt til mål.

Timing er alt‍

Det er viktig å ikke dra ut prosessen med å gi beskjed. Å informere en kandidat tidlig i prosessen om de ikke har gått videre kan være like verdsatt som å tilby en stilling. Hvis beslutningen tar for lang tid, kan det skape usikkerhet og stress hos kandidaten. En klar kommunikasjonsstrategi rundt tidsrammer for beslutninger og oppfølging - viser at selskapet er profesjonelt og omsorgsfullt. Å holde kandidater oppdatert gjennom hele prosessen kan redusere skuffelsen ved et eventuelt avslag.

Hold døren åpen

Bare fordi en kandidat ikke passet til en spesifikk stilling, betyr det ikke at de er uaktuelle for fremtidige muligheter i selskapet. Ved å holde døren åpen og oppfordre kandidater til å søke på andre stillinger, skaper selskapet et langsiktig bånd med talenter. Dette kan også redusere rekrutteringstiden for fremtidige roller, siden man allerede har etablert en relasjon med kandidater som har vist interesse og kompetanse.

En måte å holde døren åpen på er å oppmuntre kandidaten til å bli med i selskapets talentnettverk, eller følge fremtidige rekrutteringsmuligheter på selskapets sosiale medier eller karriereside.

Ulike kanaler for ulike steg i prosessen‍

En automatisert avslag via e-post kan være passende i de innledende stadiene av rekrutteringsprosessen når kandidaten ikke har hatt dypere kontakt med selskapet. Men jo lenger inn i prosessen en kandidat kommer, desto mer personlig bør avslaget være. Hvis kandidaten har vært gjennom flere intervjuer eller gjennomgått arbeidsprøver, er en telefonsamtale en mer respektfull måte å avslå på. Det viser at selskapet verdsetter tiden og innsatsen kandidaten har investert.

Employer branding gjennom en positiv opplevelse‍

Det å gi et profesjonelt avslag er en mulighet til å styrke selskapets employer branding. Ved å vise omsorg, respekt og åpenhet kan selskapet etterlate kandidaten med et positivt inntrykk, til tross for det negative svaret. En kandidat som føler seg godt behandlet, kan anbefale selskapet til andre eller komme tilbake for fremtidige roller. Det er ikke uvanlig at en kandidat som først ble avslått, senere får en annen stilling i selskapet på grunn av det gode forholdet som ble bygget under prosessen.

Selskaper kan også bruke denne muligheten til å tilby kandidater noe verdifullt i forbindelse med avslaget. Dette kan være så enkelt som en invitasjon til et arrangement, et gratis webinar eller tilgang til et nyhetsbrev med bransjeinnsikt. Det handler om å vise at selskapet ønsker å gi noe tilbake, selv om det ikke fører til en ansettelse.

Intern opplæring i å håndtere avslag‍

Alle som er involvert i rekrutteringsprosessen, fra HR-avdelingen til linjeledere, bør trenes i hvordan man gir profesjonelle avslag. Det er viktig at selskapet har en konsekvent strategi for hvordan kandidater behandles gjennom hele prosessen. Interne workshops eller retningslinjer kan bidra til å skape en enhetlig og gjennomtenkt prosess der alle kandidater behandles med samme respekt og omsorg. Dette vil også bidra til å unngå feil som kan skade selskapets omdømme.

Be om kandidatens tilbakemelding‍

Når en kandidat mottar et avslag, er det også en anledning for selskapet til å be om tilbakemelding. Det kan gi verdifull informasjon om hvordan rekrutteringsprosessen ble oppfattet og hva som kan forbedres. Ved å spørre hvordan kandidaten opplevde intervjuene, kommunikasjonen og tilbakemeldingene, viser selskapet at de er åpne for forbedringer og verdsetter kandidatens meninger. Dette kan også bidra til å styrke relasjonen og vise selskapets engasjement for kontinuerlig utvikling.

Automatisering og menneskelig kontakt – finn balansen‍

Mange selskaper bruker rekrutteringsverktøy som automatiserer deler av prosessen, noe som kan være nødvendig for å håndtere et stort antall søknader og gi rask tilbakemelding. Det er imidlertid viktig å finne en balanse mellom automatisering og personlig kontakt. Et altfor automatisert avslag kan oppleves som kaldt og distansert, spesielt hvis kandidaten har kommet langt i prosessen. Derfor bør selskapet sørge for at personlig kontakt fortsatt finnes i de avgjørende stegene, der menneskelig interaksjon kan gjøre en stor forskjell.

Oppsummering: Å takke nei til kandidater‍

Å avslå kandidater på en profesjonell måte er en viktig del av en bedrifts rekrutteringsstrategi. Ved å vise respekt, tilby tilbakemeldinger og opprettholde en åpen dør kan selskapet unngå negative opplevelser og samtidig bygge en positiv relasjon med potensielle fremtidige talenter. I en tid der arbeidsgiverens omdømme raskt kan spres på nettet, er det avgjørende å håndtere avslag med omtanke og profesjonalitet.‍