Digital referenstagning - så här gör du!

Digital referenstagning 

Vad är endigital referenstagning och var i ligger skillnaden mellan den och den traditionella metoden för referenstagning? I den här artikeln kommer vi att dela med oss av insikter om vad digital referenstagning innebär samt hur du kan jobba med den på bästa sätt.

Det nya sättet att säkra referenser 

Vanligtvis är referenstagningen den sista biten i rekryteringspusslet. Syftet är att få ytterligare perspektiv på en kandidat från deras tidigare arbetsgivare eller kollegor. Traditionellt sker detta genom telefonsamtal eller e-mail. Men de senaste åren har digital referenstagning blivit alltmer populärt. I stället för att ringa upp referenser, används digitala verktyg för att skicka ut och samla in frågor och svar. Vissa använder den digitala referenstagningen som ettkomplement också till den traditionella referenstagningen.

Digital vs.Traditionell referenstagning

Den största skillnaden är uppenbar - allt sker online i den digitala referenstagningen. Men målet är trots allt det samma: att få djupare insikt om kandidaten från andra källor än kandidaten själv. Fördelarna med digital referenstagning är dock många. För det första sparar det tid för alla parter. Dessutom kan det öka objektiviteten i svaren, eftersom det finns mindre utrymme för omedveten och/eller spontan påverkan i samtalet. Referensgivaren kan vara mer ärlig, med vetskapen om att deras svar dokumenteras ordagrant.

Förberedelse är nyckeln

I en digital referenstagning är nyckeln till framgång förberedelsen. Alla frågor är vara valda och formulerade i förväg, vilket minskar kontrollen över samtalet jämfört med ett telefonsamtal. Därför är det viktigt att frågorna är genomtänkta och relevanta för tjänsten. De bör fokusera på kompetenser och arbetsprestationer.

Digital referenstagning är inte bara en modern metod utan också en effektivare sådan.Genom att använda digitala verktyg kan man skapa en smidigare och mer pålitlig referenstagnings erfarenhet för både rekryterare och referensgivare.

Fördelar med digital referenstagning

Fördelarna är som nämnt flera och för att summera dessa:

1.   Tidseffektivitet: tidseffektiviteten ären stor fördel. Referensformulär skickas och besvaras elektroniskt, vilket minskar den tid det tar att samla in och bearbeta information.

2.   Skalbarhet: du kan enkelt skala upp processen för att hantera fler ansökningar och referenser samtidigt. Detta är särskilt användbart för organisationer med höga volymer av rekrytering.

3.   Effektivitet: Digital är det smidigt att skicka ut frågeformulär, men även påminnelser och att sedan sammanställa svaren på ett strukturerat sätt. Detta minskar det manuella arbetet.

4.   Bättre dokumentation: Digitala referenser kan sparas och arkiveras elektroniskt, vilket gör det enklare att organisera och söka efter referenser vid behov.

5.   Ökad tillgänglighet: Digitala referensformulär kan skickas och besvaras när som helst och var som helst, vilket ökar tillgängligheten för både referent och den som söker referenser. Detta kan vara särskilt användbart om referenten och den som söker referenser befinner sig i olika tidszoner.

Nackdelar med digital referenstagning

Det är viktigt att även vara medveten om potentiella riskmoment och nackdelar med den digitala referenstagningen.

1. Brist på personlig kontakt: Givet att den personliga kontakten går förlorad uteblir även icke-verbala signaler så som kroppsspråk och tonfall som annars kan ge viktig information
2. Säkerställa äktheten: Eftersom digitala referenser skickas digitalt finns det en risk för att informationen kan förvanskas eller förfalskas av den sökande. Det kan vara svårt att verifiera att referenserna är äkta och opartiska – men detta kan vara en lika stor utmaning även i den traditionella referenstagningen.
3. Observant på GDPR: Hanteringen av personlig information i samband med digital referenstagning kan vara känslig och det krävs noggrann hantering för att säkerställa att dataskyddslagar och integritetsbestämmelser följs.  

Läs mer om referenstagning

Här kan du ta del av våra tips på frågor att ställa i referenstagningen.

Läs även denna artikel gällande vad som gäller i att bakgrundskoll kandidater på nätet.

Mer om forskning om referenstagning går att ta del av här.

‍